Internetverbindung:

Das Mobiltelefon mit ausreichend mobilen Daten ausstatten, um bei einem Ausfall des Internet-Routers oder einem überlasteten Home-WLAN notfalls auf eine Verbindung mit dem Mobiltelefon zurückgreifen zu können. Auch wenn wir als Person meist keinen direkten Einfluss auf gewisse technische Umstände haben, wie z. B. eine stabile Internetverbindung, liegt es dennoch in unserer Verantwortung, uns im Vorhinein nach einer Ausweichmöglichkeit umzuschauen, um sicherzugehen, dass beispielsweise ein Bewerbungsgespräch nicht an einer geringen Bandbreite scheitert.  

Kamera und Audio testen:

Um sicherzustellen, dass Kamera und Computer-Audio funktionieren, bietet es sich an, vor Beginn der Konferenz ein Meeting für sich allein einzurichten, um mit den Video- und Audioeinstellungen vertraut zu werden.  

Kamerahintergrund:

Für die Auswahl des Hintergrundes und der Umgebung bedarf es der Entscheidung, wie viel privaten Raum man zeigen möchte und ob dieser Einblick zum Anlass der Konferenz passend ist. Wenn man keinen Blick in die Privatsphäre geben möchte, kann ein virtueller Hintergrund eingestellt werden. Wobei auch hier die Kompatibilität eines virtuellen Hintergrundes im Voraus getestet sein sollte. Natürlich sollte der Stil des Hintergrunds auch zum Anlass des Meetings passen. 

Lichtverhältnisse:

Einfallendes Sonnenlicht durch ein Fenster im Hintergrund führt dazu, dass das Videobild unterbelichtet und man so im Bild nur als grau-schwarzer Schatten zu sehen ist. Besser ist eine Lichtquelle von vorne. Video-Call-Profis nutzen sogar ein LED-Ringlicht, das nicht nur für ein schönes Licht sorgt, sondern jeden dunklen Augenschatten „wegleuchtet“.

Kleidung:

Auffällig gemusterte Kleidung mit Leuchtfarben sollten vermieden werden, da sie das Videobild undeutlich erscheinen lassen. 

Online-Präsentationen:

Bei einer PowerPoint-Präsentation ist geraten, im Voraus die Bildschirmfreigabe zu proben, um sicherzugehen, dass bei jeder neuen Folie der Bildschirm weiterhin für alle Teilnehmer sichtbar bleibt    

Mikro:

Beim Eintreten in den Online-Konferenzraum kann das Mikro automatisch eingeschaltet sein. Während man also auf die weiteren Teilnehmenden wartet, kann man schon mal gut vergessen, dass das Mikro an ist und führt fröhlich private Gespräche oder geht anderen Tätigkeiten nach. Bei den Einstellungen der verschiedenen Softwares für Videotelefonie lässt sich einstellen, ob man beim Beitreten in ein Meeting Mikrofon und/oder Kamera automatisch aktivieren möchte. Empfehlung: Deaktiviert diese Funktion und schaltet erst das Mikrofon ein, wenn ihr bereit für das Meeting seid.

Nebengeräusche:

Um störende Nebengeräusche während der Konferenz zu vermeiden, sollte der Ton des Computers ausgeschaltet sein. Damit ist sichergestellt, dass nicht der ganze Konferenzraum mitbekommt, wenn eine E-Mail eingeht oder sich die Akku-Ladewarnung des Laptops meldet. Auch die Geräuschkulisse und Akustik ist bei der Wahl des Raums zu bedenken, in dem ihr an einem Video-Meeting teilnehmt; denn Nebengeräusche – wie z. B. Straßenlärm bei geöffnetem Fenster oder extremer Hall – wirken störend. Die beste Lösung hierfür, bevor die anderen Teilnehmenden unfreiwillig private Dinge mitbekommen oder Geräusche aus der eigenen Wohnung stören könnten: Einen möglichst ruhigen Raum wählen und das Mikrofon einfach ausgeschaltet lassen, solange man selbst nichts zum Meeting beizutragen hat.

Der Eindruck zählt:

Damit ihr während der Konferenz einen präsenten Eindruck zu vermittelt, ist es hilfreich, sich ganz auf das Gespräch zu konzentrieren und möglichst keiner Nebentätigkeit nachgeht, wie z. B. E-Mails lesen oder das Nutzen eines Smartphones. Während der Konferenz spielt auch die Körpersprache eine bedeutende Rolle. Auch dann, wenn man gerade nicht redet, sondern anderen Teilnehmern zuhört. Die Partizipation der Teilnehmenden kann auf den Videokacheln direkt wahrgenommen werden. Weniger zum Thema gehörende Tätigkeiten können irritierend und respektlos wirken.  

Reden und Ausreden lassen:

Da es die Technik nicht ermöglicht, dass zwei Teilnehmende gleichzeitig reden, bedarf es einer zusätzlichen Disziplin. Auch wenn man bereits eine Antwort auf der Zunge hat, ist es eine Frage des Respekts den anderen Gesprächspartner ausreden zu lassen. Meist bietet es sich an, kleine Kopfbewegungen anstelle eines ausgesprochenem „Ja“ zu machen, um Zustimmung zu zeigen aber gleichzeitig das Gespräch des anderen nicht zu unterbrechen. Wenn man etwas sagen möchte, jedoch die redende Person nicht unterbrechen möchte, besteht die Möglichkeit, die Hand zur Meldung zu heben. 

Falls doch mal Privates den Weg in eine Videokonferenz findet, indem der oder die Mitbewohner*in den Raum stürmt oder das eigene Kind die Aufmerksamkeit zurückfordert – ist so etwas nur menschlich und sollte nicht verurteilt werden. Im Home-Office findet nun einmal alles in den eigenen Vierwänden statt und berufliches und privates ist nicht immer hundertprozentig zu trennen. Für manche ist es aufgrund privater Gegebenheiten (Wohnungsgröße oder überhaupt Privatsphäre im eigenem Zuhause) einfach nicht möglich, in absoluter Ruhe und Abgeschiedenheit zu sein. Bleiben wir bei Online-Seminaren, -Konferenzen und -Meetings geduldig und verständnisvoll – und erfreuen uns vielleicht sogar an den Momenten, in denen Zwischenmenschliches aufblitzt! 

Was sind eure Tipps, um euch auf ein wichtiges Meeting vorzubereiten? Schreibt es in die Kommentare!